Démarches carte grise pour professionnels

Vous êtes gérant d'une TPE, d'une PME et vous avez acheté un véhicule pour le compte de votre société ? Vous êtes l'employé chargé de la gestion de la flotte des véhicule de votre société ? Découvrez dans cet article, comment faire une carte grise quand on est un professionnel.

1 - À qui s'adresser pour faire la carte grise de son véhicule de société ?    

L'ANTS et la carte grise pour un véhicule de société

Conformément aux dispositions du Plan Préfecture Nouvelle Génération (PPNG), les particuliers et les professionnels ne peuvent plus se rendre dans une préfecture, afin d'obtenir la carte grise de leur véhicule. La dématérialisation de la démarche évite de devoir attendre de longues heures aux guichets.

Les sociétés, comme les personnes physiques, peuvent effectuer leur demande de carte grise (de certificat d'immatriculation selon la terminologie officielle) sur le site de l'Agence Nationale des Titres Sécurisés, mieux connue sous son acronyme ANTS. Cette agence publique est placée sous la surveillance du ministère de l'Intérieur.

Le rôle du service public de l'ANTS

Pour de nombreux titres régaliens et notamment pour les cartes grises (désormais nommées certificat d'immatriculation par l'administration), l'ANTS se charge d'encaisser le coût de la procédure, de la vérification des dossiers, de l'enregistrement dans le fichier des immatriculations, le SIV, puis donne l'ordre d'imprimer la carte aux services de l'imprimerie nationale. La carte est alors envoyée en recommandé à l'adresse de la société.

2 - Comment créer un compte ANTS pour un professionnel ?

La création du compte sur ANTS pro doit être réalisée par le représentant légal de la société ou par un employé habilité par sa direction. Il doit indiquer qu'il effectue la démarche pour une personne morale en cliquant sur "pour quelqu'un d'autre". Il doit ensuite suivre les indications du site.

Où en est mon certificat d'immatriculation, le suivi de la carte grise sur l'ANTS ?

Pour savoir où en est la carte grise demandée pour la société, il faut se connecter sur le site du gouvernement et aller dans l'onglet suivi. Les étapes possibles sont :

• Titre en cours de production signifiant que l'ordre d'impression a été donné.
• Titre produit signifiant que le titre est en attente d'expédition.
• Titre en cours de distribution signifiant que le titre a été pris en charge par la poste.
• Titre à retirer rapidement au bureau de poste signifiant que le facteur a laissé un avis de passage. La carte grise doit alors être retirée dans un délai de 15 jours. Dans le cas contraire, elle est retournée à l'ANTS, qui procède à un nouvel envoi.
• Titre distribué signifiant que la carte grise a été remise au représentant légal de l'entreprise ou au salarié ayant une procuration postale.

La demande de carte grise par un professionnel habilité

Tous comme les particuliers, les entreprises rencontrent de nombreuses difficultés sur le site de l'ANTS : problème de connexion, impossibilité de télécharger les justificatifs au bon format, demande rejetée du fait de consignes incomprises...Les dirigeants d'entreprise sont donc nombreux à préférer mandater un professionnel pour qu'il réalise la démarche à leur place.

L'habilitation au SIV

Certains professionnels du secteur automobile ainsi que certains spécialistes des cartes grises disposent d'une habilitation au SIV délivrée par le gouvernement. Ces professionnels agréés peuvent ainsi réaliser toutes les démarches en lien avec les immatriculations sans passer par l'ANTS : changement de titulaire de la carte, changement d'adresse de l'entreprise, demande de duplicata d'une carte grise...

2 - Quels documents pour faire une carte grise pour une société ?

Le leasing d'un véhicule

De nombreuses sociétés font le choix de la location longue durée, avec ou sans option d'achat. Le financeur reste alors le seul propriétaire du véhicule. Il doit donc se charger des formalités d'obtention de la carte ou donner mandat au locataire.

L'achat d'un véhicule professionnel

En cas d'achat d'une voiture, d'une camionnette, d'un scooter de livraison...auprès d'un garage ou d'un concessionnaire, le professionnel effectue souvent la demande d'immatriculation du véhicule au nom de l'entreprise. En revanche, en cas d'acquisition d'un véhicule d'occasion auprès d'un particulier ou d'une autre société, la demande de carte grise au nom de l'entreprise doit être effectuée sur l'ANTS ou auprès d'un professionnel agréé, dans un délai de 30 jours. Les documents suivants sont alors à fournir :

• la demande de certificat d'immatriculation (cerfa 13750) datée et signée par le représentant légal de la société avec apposition du cachet de l'entreprise,
• la pièce d'identité du représentant légal de la société,
• l'extrait KBIS de la société,
• l'exemplaire acheteur du certificat de cession (cerfa 13756),
• la preuve du contrôle technique en cours de validité pour les véhicules concernés (utilitaire de plus de 4 ans, par exemple),
• le mandat (cerfa 13750), si la démarche est confiée à un professionnel agréé.

Mettre sa voiture personnelle au nom de sa société

Les chefs d'entreprise utilisant leur voiture personnelle en tant que véhicule de fonction souhaitent parfois la donner ou la vendre à leur société. Un tel achat est amortissable au niveau comptable sur plusieurs années. De plus, les coûts d’utilisation de la voiture de fonction sont supportés directement par l’entreprise.

En revanche, céder sa voiture à sa société nécessite de justifier les frais au niveau comptable et de faire attention à ne pas subir un redressement fiscal, en cas d’utilisation du véhicule à titre personnel. En outre, le changement de propriétaire doit être signalé au ministère de l'Intérieur via l'ANTS ou un tiers mandaté.

Les justificatifs à fournir sont les mêmes qu'en cas d'achat d'une voiture d'occasion. Le prix de la nouvelle carte grise du véhicule est à la charge de l'entreprise.

Attention : pour vendre ou donner votre véhicule personnel à votre entreprise, vous devez remplir un certificat de cession cerfa 15776 en deux exemplaires, faire passer le contrôle technique à votre voiture de plus de 4 ans et demanderun certificat de non-gage. Vous ne pouvez pas céder votre voiture même gratuitement, si ce certificat mentionne une OTCI (Opposition au Transfert du Certificat d'Immatriculation). Une telle OTCI résulte souvent de contraventions non réglées.

3 - Les modifications d'une carte grise d'un véhicule de société

Le changement d'adresse sur la carte grise

Une société changeant de siège social doit effectuer une mise à jour de l'adresse sur ses cartes grises dans un délai de 30 jours. Les justificatifs à fournir sont les suivants :

• un extrait KBIS mentionnant la nouvelle domiciliation,
• une pièce d'identité du responsable de la société,
• une demande de changement d'adresse (cerfa 13750),
• un mandat, si un tiers intervient.

Le changement du certificat d'immatriculation en cas de fusion de société

Lorsqu'une société est absorbée par une autre, les cartes grises des véhicules lui appartenant doivent être mises au nom de l'autre société conservant son numéro SIREN (sa personnalité juridique). Les frais du certificat d'immatriculation sont alors calculés, comme s'il s'agissait d'un changement de propriétaire.

Le changement de raison sociale et les cartes grises des véhicules de société

Le changement de raison sociale d'une personne morale ne doit pas entrainer un changement de numéro de SIREN. En effet, dans ce cas, il y aurait création d'un être juridique nouveau. Il faudrait alors effectuer un changement de propriétaire.

En revanche, le changement de raison sociale en gardant l'identifiant d'entreprise s'assimile à une modification du nom pour une personne physique. Le nom de l'entreprise doit alors être modifié sur les cartes grises avec transmission des documents justificatifs suivants :

• une insertion au journal d'annonces légales ne mentionnant pas la "création d'un être moral nouveau",
• un extrait KBIS,
• une copie de la pièce d'identité du représentant légal,
• une demande d'immatriculation complétée à l'aide du cerfa 13750,
• un PV de contrôle technique le cas échéant,
• un mandat si un professionnel effectue la demande de mise à jour de la carte.

À savoir : la raison sociale se distingue du nom commercial, de l'enseigne. Ce nom est utilisé vis-à-vis des clients tandis que la raison sociale désigne l'entreprise sur tous les papiers officiels. Le nom commercial ne figure donc pas sur le certificat d'immatriculation.

4 - La perte ou le vol ou la destruction de la carte grise du véhicule professionnel

La nécessité de demander un duplicata du certificat d'immatriculation

En cas de contrôle routier, le conducteur doit être en mesure de présenter le certificat d'immatriculation. Ce document est également indispensable pour passer le contrôle technique ou pour vendre ou donner le véhicule de société. Si la carte grise est perdue, volée ou est devenue illisible, il est donc nécessaire de la refaire. Un duplicata reprenant les informations figurant sur le document original nommé le primata est alors envoyé par courrier recommandé depuis l'imprimerie nationale.

Les documents pour refaire la carte grise de sa société

La plainte obligatoire en cas de vol du certificat d'immatriculation

En cas de vol de la carte, le dépôt de plainte à l'aide du formulaire cerfa 13753 est obligatoire dans une gendarmerie ou un commissariat. Ce dépôt doit être précédé d'une pré-plainte en ligne, si l'auteur du larcin est inconnu. En cas de perte du papier du véhicule de société, faire viser le cerfa par les forces de l'ordre est optionnel.

Les autres documents à fournir

Pour obtenir un duplicata de la carte grise au nom de la société, il est nécessaire de télécharger sur l'ANTS ou de communiquer au professionnel habilité :

• un extrait KBIS,
• la pièce d'identité du représentant légal de la société,
• le PV de contrôle technique si le véhicule est concerné par cette obligation.
• la déclaration de vol, le cas échéant,
• un mandat si un tiers effectue la démarche.

Si le contrôle technique n'est plus valable, il peut être repassé à l'aide d'une fiche d'identification du véhicule à demander en ligne.

À savoir: l'ancienne carte grise n'a plus aucune valeur légale, si elle est retrouvée après la demande de duplicata.

5 - Le prix de la carte grise d'un véhicule de société

Les taxes à payer pour obtenir la carte grise du véhicule de société

Le prix de la carte grise d'un véhicule d'entreprise peut comprendre les taxes et redevances suivantes :

• les frais de gestion (une dizaine d'euros),
• la taxe régionale calculée en multipliant le taux unitaire du cheval fiscal voté par la région par la puissance fiscale du véhicule,
• la taxe pour la formation professionnelle dans les transports s'appliquant sur les utilitaires,
• la taxe sur les véhicules polluants calculée selon les émissions de CO2 et due lors de la première immatriculation d'une voiture en France,
• la taxe au poids, une taxe entrant en vigueur le 1er janvier 2022,
• la redevance d'acheminement (moins de 3 €).

Comment connaitre le prix de sa carte grise ?

Le prix de la carte grise dépend de la domiciliation de la société, le coût unitaire du cheval fiscal étant voté chaque année par le conseil régional, mais également du type de véhicule, de la motorisation (exonération de la taxe régionale pour les véhicules électriques, par exemple).

Pour un calcul plus simple du tarif de la carte grise au nom de la société, il est possible d'utiliser un simulateur en ligne. Cliquez ici pour accéder gratuitement à cet outil.

A retenir

• La demande de carte grise pour un véhicule de société se fait sur le site du gouvernement ou auprès d'un professionnel habilité.
• La demande doit être faite dans un délai d'un mois après l'achat.
• Si la société change de numéro SIREN, il y a création d'une nouvelle personnalité juridique et les cartes grises doivent être mises au nom du nouveau propriétaire, dans un délai de 30 jours.
• Si la carte grise du véhicule de société est perdue, détruite ou volée, un duplicata est à demander.
• En cas de déménagement du siège social, l'adresse sur la carte grise est à effectuer dans les 30 jours.
• Le coût de la carte grise pour une société varie selon sa domiciliation (coût du cheval fiscal voté par la région), selon le véhicule, sa motorisation et son âge.
• Notre site tiers de confiance offre un service personnalisé aux dirigeants de société et aux employés en charge des flottes de véhicules, afin d'accomplir toutes les formalités en lien avec la carte grise (changement de propriétaire ou de raison sociale ou d'adresse, demande de duplicata...).

Questions

Quelles sont les différences entre un véhicule fonction, un véhicule de service et véhicule de particulier ?

Le véhicule de fonction et le véhicule de service circulent avec des cartes grises au nom de la société. L'employeur autorise en principe le salarié à utiliser son véhicule de fonction pour des trajets privé. Ce véhicule fait partie de la rémunération du salarié, au titre des avantages en nature. Au contraire, le véhicule de service ne peut être utilisé que dans le cadre professionnel.

La différence voiture de fonction, voiture de service n'a pas d'impact sur le prix de la carte grise. Le véhicule de particulier peut être utilisé à des fins professionnelles. L'employeur va alors verser des indemnités kilométriques et le certificat d'immatriculation reste au nom du collaborateur.

Quel est le délai d'obtention de la carte grise pour une société ?

Comme pour les particuliers, le délai d'obtention de la carte grise pour une personne morale est en général inférieur à 10 jours ouvrés. Ce délai est souvent plus court, si vous faites appel à nos services. En effet, étant totalement indépendant de l'ANTS, nous inscrivons votre demande directement dans le fichier des immatriculations.