Perte de la carte grise d'un véhicule de société : comment obtenir un duplicata ?

Vous avez perdu la carte grise de votre voiture de société ? Les papiers du camion de l'entreprise ou d'un engin de chantier immatriculé sont introuvables ? Rassurez-vous, cet article fait un point complet sur la procédure à suivre en cas de perte de la carte grise d'un véhicule de société.

Perte de la carte grise d'un véhicule de société : la demande du duplicata de la carte grise

La carte grise du véhicule de société, un papier indispensable

La carte grise aussi appelée certificat d'immatriculation par l'Administration doit être présentée :

• lors d'un contrôle des forces de l'ordre, sous peine de recevoir une amende de classe 4 soit 135€ (article R233-1 du Code de la route), sauf à pouvoir présenter le papier sous 5 jours (amende ramenée à 11€),
• en cas de vente du véhicule d'entreprise, la carte grise barrée et signée par le représentant légal de la société étant remise à l'acquéreur,
• lors du passage du contrôle technique, le contrôleur pouvant ainsi vérifier que le véhicule présenté est bien le bon et n'a pas fait l'objet d'une modification de ses caractéristiques techniques non déclarée.

La photocopie d'une carte grise n'a aucune valeur juridique et ne peut donc être présentée lors d'un contrôle routier, sauf pour les poids lourds de plus de 3,5 tonnes et pour les véhicules de location (à l'exception de ceux faisant l'objet d'un contrat de location longue durée).

Remplacer une carte grise égarée, le duplicata

En cas de perte de la carte grise d'un véhicule appartenant à une personne morale ou à un particulier, il est indispensable d'en demander un duplicata. Ce duplicata édité par les services de l'imprimerie nationale est une reproduction à l'identique de la carte initiale, à l'exception des rubriques Z1 à Z4 portant la mention "duplicata" et la date d'émission de celui-ci.

Cette reproduction a la même valeur que le document original. Il permet donc de circuler en toute légalité aussi bien sur le territoire national qu'à l'étranger.

Comment refaire une carte grise sans avoir l'ancienne carte grise : les documents

La déclaration de perte de la carte grise du véhicule de société

La déclaration de perte de la carte grise peut se faire en ligne, en même temps que la demande de duplicata. Il est également possible de faire viser une déclaration de perte dans un commissariat de police ou de gendarmerie, à l'aide du formulaire cerfa 13753. Une telle déclaration auprès des forces de l'ordre est utile pour se prémunir d'une utilisation frauduleuse de la carte grise établie au nom de l'entreprise.

La déclaration de vol de la carte grise doit obligatoirement être effectuée auprès des forces de l'ordre, avec préplainte en ligne si l'auteur du vol n'est pas connu.

Les autres documents pour obtenir une copie de la carte grise perdue

Outre la déclaration de perte, les documents suivants doivent être fournis, lors de la demande de duplicata de carte grise :

• un extrait KBIS ou extrait D1 pour le véhicule d'un artisan ou l'avis de situation SIREN pour un véhicule appartenant à un professionnel du domaine secteur libéral,
• l'attestation d'assurance du véhicule,
• le formulaire cerfa n°13750 avec le cachet de l'entreprise et la signature du représentant légal,
• la pièce d'identité du représentant légal,
• un PV de contrôle technique valide, pour un véhicule concerné par cette obligation (voiture de fonction de plus de 4 ans, par exemple).

Astuce : à défaut de carte grise, le contrôle technique peut être passé avec une fiche d'identification du véhicule à demander en ligne.

Comment récupérer une carte grise en cas de perte : une démarche en ligne

La demande de duplicata, une formalité à la charge du propriétaire

Si le véhicule d'entreprise est acheté en leasing, il convient de se rapprocher de la société de location, la propriétaire du véhicule. Celle-ci va alors se charger de la formalité ou donner mandat au locataire (l'entreprise titulaire de la carte), afin qu'il effectue la demande de duplicata. De même, si l'entreprise verse des indemnités kilométriques à un collaborateur, afin qu'il utilise son véhicule à des fins professionnelles, ledit collaborateur reste l'unique propriétaire de la voiture et doit donc demander un duplicata de la carte grise introuvable.

L'ANTS pour les sociétés

Les représentants des sociétés, comme les particuliers, ne peuvent plus se rendre aux guichets des préfectures, afin d'effectuer une demande de duplicata en application d'une disposition du plan préfecture nouvelle génération (PPNG) entrée en vigueur en novembre 2017. L'ensemble des démarches en lien avec le certificat d'immatriculation se font, en effet, exclusivement en ligne depuis cette date. Pour cela, le ministère de l'Intérieur met à disposition des administrés le site de l'ANTS, c'est-à-dire le site de l'Agence nationale des titres sécurisés (ANTS.gouv).

Sur ce site, le représentant de la société doit se connecter à son espace professionnel. Après validation de la demande et paiement par carte bancaire, un certificat provisoire d'immatriculation (CPI) est disponible pour impression. Il permet de circuler pendant 30 jours sur les voies publiques françaises. Le duplicata, quant à lui, est envoyé par lettre expert (remise contre signature) à l'adresse du siège social ou à celle de l'établissement d'affectation du véhicule de société.

Un accompagnement adapté aux sociétés

Se connecter à son compte professionnel, comprendre les consignes, joindre un conseiller pour obtenir de l'aide. Voici quelques exemples de difficultés rencontrées par les sociétés dans leurs démarches sur le site de l'ANTS. C'est pourquoi, elles sont nombreuses à faire appel à un tiers de confiance, afin d'obtenir plus facilement leur nouvelle carte grise. En faisant appel à nos services, vous obtiendrez rapidement le certificat provisoire d'immatriculation pour le véhicule au nom de votre entreprise. Comme pour une demande en direct, la nouvelle carte grise sera envoyée à l'adresse de votre société.

Quel est le coût pour refaire la carte grise perdue d'un véhicule de société ?

Perte de la carte grise du véhicule de société, le prix du duplicata

Quel que soit le type de véhicule concerné, le prix du duplicata de la carte égarée est le même, soit 13,76€ (valeur 2022). Ce prix comprend la redevance d'acheminement (2,76€) et les frais de gestion (11€). Cette démarche est, en revanche, dispensée de la taxe régionale et de la taxe pour la formation professionnelle dans les transports.

Remplacement de la carte grise du véhicule de société, les frais annexes

La société peut, en complément du tarif du duplicata, régler les honoraires du tiers facilitant la demande de réédition de la carte grise. De plus, dans un cas, elle peut être amenée à changer les plaques minéralogiques du véhicule. En effet, si celui-ci est ancien (mis en circulation avant 2009), il peut être encore enregistré dans l'ancien fichier des immatriculations, le FNI, et avoir un numéro d'immatriculation se terminant par le numéro de département (ex : 111ABC23 pour une société de la Creuse).

L'édition d'une nouvelle carte grise est alors l'occasion de faire basculer le véhicule dans le nouveau système d'immatriculation des véhicules, le SIV, et de lui attribuer un numéro au format national (ex : AB11AB). Ce nouveau numéro va figurer sur le CPI.

En tant que plateforme spécialisée dans les demandes de cartes grises, nous proposons un accompagnement spécialisé et de qualité aux dirigeants de société, aux gestionnaires de flottes autos, afin de demander un duplicata d'une carte perdue, volée ou illisible mais également pour mettre à jour ce document (changement de domiciliation de la société ou changement de titulaire, modification de la raison sociale...).

En bref

En cas de perte de la carte grise d'un véhicule de société, la demande de duplicata doit se faire en ligne, directement sur le site de l'ANTS ou avec l'aide d'un professionnel.

À savoir

✅ Vous n'avez pas besoin de vous déplacer dans un commissariat ou une gendarmerie, en cas de certificat d'immatriculation introuvable. En effet, la déclaration de perte de votre véhicule de société peut se faire à l'occasion de la demande de duplicata.

À éviter

❌ Ne roulez pas avec un véhicule de société sans carte grise. Vous risquez, en effet, une contravention de 135€. À la fin de la demande de duplicata, vous recevez un certificat provisoire d'immatriculation.

Questions des usagers

Comment obtenir un duplicata de carte grise gratuitement pour une voiture de société de plus de 10 ans ?

Quel que soit l'âge du véhicule de société, la demande de duplicata de la carte grise est une démarche payante. Vous devez, en effet, régler la taxe d'acheminement (frais d'envoi de la nouvelle carte grise) et les frais de gestion.

Un chauffeur de ma société a perdu ses papiers en Allemagne. En cas de carte grise perdue à l'étranger, comment faire ?

Le conducteur du camion de votre société doit se rapprocher des autorités de police allemandes, afin de signaler la perte. Vous pouvez en parallèle demander un duplicata sur le site officiel ou plus facilement via notre plateforme. Attention, le certificat provisoire d'immatriculation remis à la fin de la procédure n'est valable que sur le territoire national.

Le commercial de la société a retrouvé la carte grise de sa voiture de fonction. J'ai déjà demandé un duplicata. Que faire ?

Une fois la procédure pour obtenir le duplicata enclenchée, la carte grise de la voiture de fonction n'a plus aucune valeur. Vous pouvez donc la détruire.

Sources

service-public.fr

site de la gendarmerie