Duplicata carte grise véhicule de société

Impossible de remettre la main sur la carte grise de la voiture de service de votre PME. Votre collaborateur s'est fait voler les papiers de la camionnette de votre entreprise. Le certificat d'immatriculation (l'autre nom de la carte grise) de votre scooter est devenu illisible. Rassurez-vous, vous allez pouvoir demander un duplicata pour la carte grise de votre société.

1 - L'obligation de refaire la carte grise de société perdue, volée ou illisible

La présentation de la carte grise en cas de contrôle routier

La carte grise considérée comme la carte d'identité du véhicule fait partie des documents à présenter aux forces de l'ordre, en cas de contrôle routier (article R.233-1 du Code de la route). La photocopie du certificat d'immatriculation n'est pas acceptée, sauf s'il s'agit d'une voiture de location (hors cas du leasing) ou d'un poids-lourd.

Si le conducteur présente la carte grise dans une gendarmerie ou un commissariat sous 5 jours, la contravention est de 11 €. Dans le cas contraire, il s'agit d'une amende forfaitaire de 5ème classe de 135 €.

La présentation de la carte grise, pour le passage du contrôle technique

Lors du passage du contrôle technique, la carte grise doit être présentée. Elle permet, en effet, au contrôleur de s'assurer que le véhicule présenté est le bon. Il va ainsi vérifier la concordance du numéro d'immatriculation et du numéro de châssis, c'est-à-dire du numéro VIN repris à la rubrique E de la carte.

La remise de la carte grise à l'acheteur du véhicule de société

En cas de cession du véhicule d'entreprise, la carte doit être remise barrée et signée par le représentant légal de la société. L'acheteur va, en effet, avoir besoin de ce papier pour demander une carte grise à son nom.

2 - Un professionnel habilité ou ANTS gouv pour refaire la carte grise de société

Finies les longues files d'attente pour demander en préfecture une nouvelle carte grise. En effet, les services des immatriculations y sont fermés depuis novembre 2017. Si le véhicule de société est loué dans un contrat de leasing, le gestionnaire doit se rapprocher de la société de financement. En effet, la société est titulaire de la carte mais pas propriétaire de la voiture en leasing, de l'utilitaire en leasing....

Le professionnel habilité pour un duplicata de carte grise professionnelle

Des professionnels disposant d'une habilitation du ministère de l'Intérieur proposent aux particuliers et aux personnes morales d'effectuer les démarches de cartes grises à leur place. Ces professionnels disposent d'un accès direct au fichier des immatriculations, un fichier connu sous le sigle SIV. La démarche est ainsi simplifiée.

L'ANTS pour un duplicata de carte grise professionnelle

Le site du gouvernement pour effectuer les demandes de duplicata et d'une manière générale l'ensemble des démarches en lien avec les titres régaliens est celui de l'Agence Nationale des Titres Sécurisés (ANTS). Sur le site de cette agence, la société doit créer un compte professionnel et télécharger les documents justificatifs au bon format sous peine de voir sa demande de duplicata rejetée.

3 - Comment faire un duplicata de carte grise pour une entreprise ?

En cas de vol, perte ou détérioration de la carte grise du véhicule, un duplicata est édité. Ce duplicata reprend les mentions présentes dans le document original et a la même valeur.

Vol de la carte grise de la société, une déclaration obligatoire auprès des forces de l'ordre

La déclaration de vol de la carte dans une gendarmerie ou dans un commissariat de police est obligatoire. La déclaration de perte, quant à elle, est facultative. Cette déclaration de perte ou de vol se fait à l'aide du formulaire cerfa n°13753. Ce formulaire doit être signé par le responsable de la société et porter son cachet.

Les documents pour la demande de duplicata de carte grise en ligne

Les documents suivants sont à télécharger sur le site de l'ANTS ou à remettre au tiers habilité :

• la déclaration de perte ou de vol (obligatoirement visée par les forces de l'ordre dans ce cas) ou la copie de la carte grise devenue illisible,
• l'original de l'extrait KBIS de la société,
• la carte d'identité du représentant légal,
• la demande de certificat d'immatriculation (cerfa 13750), la case demande de duplicata devant être cochée,
• le PV de contrôle technique, si le véhicule est concerné par cette obligation,
• le mandat (cerfa 13757), si la société confie la demande à un tiers.

À savoir : après validation de la demande, un certificat provisoire d'immatriculation est disponible sur l'ANTS ou est remis par le tiers mandaté. Le duplicata est envoyé sous pli sécurisé par l'imprimerie nationale à l'adresse du siège social.

4 - Quel est le prix pour refaire une carte grise de société volée, perdue ou détruite ?

Le tarif du duplicata de carte grise pour un véhicule géré dans le SIV

Le prix d'un duplicata de carte grise inclut la redevance d'acheminement (2,76 € - dernière valeur connue) et les frais de gestion (11 €). À ce montant s'ajoutent les éventuels honoraires du tiers habilité, un tiers facilitant la démarche et permettant d'obtenir plus rapidement le duplicata, l'envoi se faisant en principe en 48 heures, les jours ouvrés après validation du dossier.

En revanche, cette opération est exonérée de la taxe régionale, une taxe calculée en fonction de la puissance fiscale du véhicule et de la domiciliation de la société.

Le tarif du duplicata de carte grise pour un véhicule géré dans le FNI

Certains véhicules sont encore gérés dans l'ancien système FNI (Fichier National des Immatriculations). Ce fichier a été remplacé en 2009 par le SIV avec une numérotation nationale. Les véhicules FNI ont encore une immatriculation se terminant par le numéro de département.

La délivrance d'un duplicata de la carte est l'occasion de faire basculer ces véhicules dans le nouveau système. Seule la redevance d'acheminement est due, ainsi que les éventuels honoraires de l'intermédiaire.

Astuce : sur le certificat provisoire d'immatriculation figure le numéro d'immatriculation au nouveau format. Le responsable de la société doit alors faire changer rapidement ses plaques minéralogiques. Pour faire des économies, il peut les commander sur internet.

En résumé

• En cas de vol, perte ou détérioration de la carte grise du véhicule, un duplicata (une reproduction à l'identique de la carte) doit être demandé rapidement. À défaut, l'entreprise risque une contravention de 135 €.
• Le duplicata se demande auprès d'un professionnel habilité ou sur le site du gouvernement.
• La déclaration de vol de la carte auprès des forces de l'ordre est obligatoire. La déclaration de perte auprès des forces de l'ordre est facultative.
• Pour obtenir le duplicata, les justificatifs nécessaires sont l'extrait KBIS, la pièce d'identité du représentant légal, la déclaration de vol ou la déclaration de perte (visée ou non par les forces de l'ordre), la demande d'immatriculation, le contrôle technique valide si concerné et le mandat si un professionnel intervient.

Questions

Mon employeur met à ma disposition une voiture de fonction. J'ai perdu ma carte grise à l'étranger, que faire ?

Si vous êtes toujours à l'étranger et pour éviter toute difficulté en cas de contrôle, rendez-vous auprès des représentants des forces de l'ordre pour déclarer la perte. Vous pourrez ensuite effectuer la demande de duplicata en ligne sur l'ANTS ou sur notre site (pour bénéficier d'un accompagnement personnalisé).

Comment refaire une carte grise de société avec un PV de contrôle technique invalide ?

Vous ne pouvez pas refaire une carte grise de société avec un contrôle technique invalide. Vous devez demander une fiche d'identification du véhicule, pour pouvoir passer le contrôle.

Est-ce que le duplicata de carte grise d'une remorque est payant ?

Le prix du duplicata ne varie pas selon le type de véhicule. Aussi, pour une remorque immatriculée, le coût de la carte comprend la redevance d'acheminement et les frais de gestion.

Site d'informations de l'Administration française

Site du ministère de l'Intérieur